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職場有道

電子郵件禮儀宜忌

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• 職場上禮多人不怪,撰寫電郵同樣需遵守應有禮儀,從而予人專業得體之感,下文為你「教路」。

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你知道嗎?DMR的研究顯示,每名辦公室上班族一天平均會收到121封電郵,可見處理電郵是日常工作中的重要一環,足可主宰我們業務關係及形象,但我們往往會習以為常,忘了該好好應對。當中到底可否加上表情符號,應否「全部回覆」,應使用怎樣的簽署?以下的實用電郵禮儀貼士,讓你藉此工具塑造得體有禮的專業形象。

開始撰寫前……

在撰寫新一封電郵前,請先考慮以下事項。

• 三思而行。你欲說之言是否真需透過電郵傳達?採用其他渠道會否更佳?提示:若然你的訊息只有簡短一句「好的」或「謝謝」,便不發也罷。

• 內容有條理。請確保你的電郵內容與標題相符,方便日後跟進對話。

• 把「收件人」、「副本」及「密件副本」欄目運用得宜。「收件人」一欄只應填上郵件的主要閱讀對象,「副本」則讓其他相關人士得悉事態的最新發展,至於「密件副本」可用以隱藏收件者的身分,在收件人數眾多時尤為合用。

除了群發電郵外,應避免選取「全部回覆」。讓所有人得悉事情雖是一般禮儀,但當你其實只需向一人給予答覆,便不要驚動全公司。記緊選取合適的收件對象。

• 直接按「轉寄」。檢查你所轉寄的郵件是否載有敏感或機密資料,如有的話,應先把這些內容全部刪去。

• 遲遲未覆。非緊急的電郵應在24小時內回覆。即使你未能給予確實答案,也應讓發送者得知你已收到訊息,以示禮貌。

• 濫用「最優先」選項。當你希望盡快得到答覆,或令收件者留意你的訊息,自會忍不住加上「最優先」標籤,但事態若非真的如此趕急,未免會予人焦躁之感。

• 跟進太頻。每天也發送一封跟進電郵,會令你顯得咄咄逼人,不妨先靜候一星期,然後改以致電方式查詢。

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The Mag「職場有道」欄目,

向你傳授在工作上更得心應手的貼士。
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撰寫郵件時……

每項細節也需認真斟酌,以下貼士教你寫出完美電郵。

• 遵從標準。要電郵格式整齊,可使用統一的字型(如Arial),並把字體大小一律設為10或12。

• 妥善問好。開首以「Dear」(親愛的)作為問候語或許顯得老派,卻最為穩妥而專業。另外,「Hi」(你好)也是時下最常用的問候語,可用於無須過分拘謹的情況。

• 內容達意。清楚列明你訊息的要點,如需對方有所行動或給予答覆,應如實直說。

• 校閱,校閱,校閱!即使再忙碌,也最好花數分鐘時間檢查內容是否出錯或有否打錯字,這樣總比其後把訊息作廢,需另行以電郵解釋錯誤為佳。

• 以短訊文體撰寫。切勿把你平日在手機短訊慣用的表達方式套用於電郵,應遵守文法、標點符號用法及拼法,例如別把「you」簡寫為「u」。在任何商業電郵亦應避免使用表情符號。

• 感情用事。當你情緒激動時,確實難以在措詞上保持專業而友善,那麼不妨休息一會,待心情平復下來才繼續撰寫電郵。切勿動怒咆哮(全文以大階撰寫)。

• 漏寄附件。別要因忘記加入附件,而令對方受到你的電郵連環「炮轟」!

• 以「發送自iPhone」作結。你以甚麼裝置傳送電郵,無須公告天下,請編輯你裝置的標準簽署,改以合適的句子收尾,正式的電郵可以「regards」(謹啟)作結,發送予友好的對象可用「best」(最好的祝福),亦可透過「thanks」(謝謝)感激對方合作。

今時今日,除了商業電郵撰寫得當,懂得如何發表完美簡報,亦是職場上的必學技能,且看助你駕馭線上會議的四招

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