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職場有道

四招助你駕馭線上會議

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• 線上會議雖然方便,但實際進行亦有其棘手之處。
• 文章分享如何在線上會議發表完美簡報。
• 保持眼神接觸、保持站立的姿勢、增強線上互動和找來隊友協助,均是你的致勝關鍵。

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無論使用Teams、Zoom還是其他平台,在線上會議進行簡報,始終有別於實體版本── 即使是後者,要令觀眾全情投入亦足可使人絞盡腦汁!以下分享四個小技巧,助你在線上會議得心應手,煩惱全消。

1. 保持眼神接觸

覺得和與會人士毫無交流時

網絡連接穩定固然重要,但與觀眾之間的連繫同樣不容忽視,而建立連繫的最簡單方法,就是眼神交流。不過,即使只是不時望向鏡頭,在不少人眼中亦為難事,因為他們往往專心讀稿,或在螢幕上觀看著其他人甚至是自己的模樣。的確,並非人人也習慣面對鏡頭,但解決方法其實相當簡單,就是在電腦鏡頭旁邊以貼紙提醒自己。此外,你亦可在鏡頭上方附近另設裝置,確保能觀察到與會人士所接收的畫面之餘,同時能維持眼神接觸。

2. 站起來吧

當你聽來像機械人般讀稿時

在機器面前演說,難免予人冷冰冰的感覺,但即使如此,你的聲線也切忌像機械人一樣死氣沉沉!當觀眾並非身在現場,講者的語氣很易會變得單調乏味,繼而令人昏昏欲睡。請緊記,充滿精神活力的聲線能感染他人,因此不妨在說話時保持站立的姿勢(可使用升降桌,令鏡頭與你的眼睛維持在同一水平)。此舉能令演說瞬間增添生氣,同時令你頭腦更為靈活。若然必須坐著完成簡報,亦請好好坐直,勿把手肘靠在桌上或椅子扶手上,這樣才可好好呼吸,更妥善運氣和用聲。

3. 增強互動,避免說教

當觀眾開始分心時

要在線上會議全程聚精會神,誠然絕非易事,畢竟四周有太多事情可令人分心。因此若你一味長篇大論,觀眾便會漸漸恍神。不妨在作簡報時增添互動元素 ── 現時不少線上會議平台均設有如「舉手」發問等促進交流的功能。另外,Kahoot!一類的數碼工具亦透過「文字雲」和小遊戲等不同功能,吸引與會者積極參與討論;而Slido則可讓你加入即場投票和小測驗,令簡報過程更生動有趣。

4. 與同事組隊,呈獻完美簡報

當你手忙腳亂時

單人匹馬預備線上會議演說,應不會將你難倒。只要確保網絡連線穩定,適時選取正確的畫面,跟與會者充分交流,便可安心發表己見。但若要自行兼顧一切,或會令你分身不暇,手忙腳亂。為免夜長夢多,何不向隊友求救,例如請他們助你留意畫面和回應提問,或協助播放簡報內容。事先預演一次,以測試有否技術問題,同時確保大家也對簡報安排理解一致。有隊友扶持,你自可專心運用簡報打動觀眾,成功在望!

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