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職場有道

上班族時間管理之道

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在時間面前,人人平等。無論你是企業總裁或是茶水間助理,一天也只有24小時。每天將近下班時看到未完成的工作還有一堆,實在令人頭疼。不妨參考以下針對不同工作岡位且有口皆碑的時間管理方案,助你善用時間兼提升生產力。
作為高級經理,當你忙得不可開交時……
要公私兼顧並不容易,因此懂得優先排序便至關重要。艾森豪威爾矩陣有助以緊急及重要程度平衡各項目標,你亦可以使用Trello令工作效率更高。除了個人待辦清單外,你和你的團隊還可創建不同的「卡片」,將任務、備註及共享檔案等組織到同一個版面上,助你輕易追蹤項目的進度,省卻電郵和會議所花費的時間。


身為人力資源部一員,每5分鐘便有同事找你 ……
一旦分心,生產力便會首當其衝受影響,但人力資源部的職責正是為其他同事服務。最直接的解決方法就是制定「請勿打擾」的專屬時段來處理事務,久而久之同事便會習慣避免在這個時段找你。如果你需要更多彈性,可考慮設一盞「交通燈」:綠燈代表「有空」;黃燈代表「只限緊急事項」;紅燈則代表「請勿打擾」。

會計師們,當你需要處理的數據太多時……
當業務頻繁時,要輸入、查核及分析大量數據,實在令人喘不過氣。配備額外的螢幕可省卻不停轉換視窗的功夫,運用科技亦可大大減低你的工作量並提升準確度。AutoEntry可數碼化發票、收據及賬單等掃描文件,助你省下輸入資料的時間。


對創意達人而言,設計的審批過程可能無比漫長……
行內人均知道,項目簡介直接決定作品審核過程的速度。如能清晰展示項目的目標、時間性及要求,可讓你和客戶建立更確切可行的方案,避免無謂的擔憂。下一步,你可以使用如Filestage等電子工具加快審批過程。這平台讓每個參與項目的人可直接追蹤所有修訂及加入評語,更可於小組內部預先檢閱各檔案,然後才交予客戶,比同類型平台更勝一籌。

專責客戶服務的你固然明白被會議擠滿日程的感受……
當你天天忙於趕赴一個接一個不能推掉的客戶會議,實在難以好好完成其他工作。其中一個解決方法是於會議間加入短暫的緩衝時間,同時將工作項目分拆成較小的步驟,讓你於會議之間的空檔追趕進度。想如虎添翼?採用這種方法並準備一份待辦清單吧,例如你可選用SmartDay月曆應用程式,程式會根據你的時間表將待辦工作自動加到空檔中。

了解如何增進團隊的溝通技巧,提升效率及生產力。
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