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太古坊熱話

職場溝通之道

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無論你在職場上處於哪一個位置,與團隊建立有效溝通至為重要。究竟如何可以確保辦公室裡人人都能和諧相處,提升生產力呢?

破冰第一步
當要迎接新成員時……

上司:拋開沉悶的辦公室介紹,辦一場尋寶遊戲吧!在茶水間和影印機等重要地方留下線索,請新人向其他同事自我介紹以取得線索,藉此讓他們互相認識。
下屬:當你們興高采列地認識新人時,對方則要一下子記住所有新名字和面孔,絕非易事。何不幫他一把?製作一張簡單的人物參考表,附上團隊各人的照片,並寫上關於各人喜惡的關鍵詞,幫助新同事認識大家,為這段全新的工作關係製造一個好開始。

各有所長
當團隊各人的工作風格大相逕庭……

上司:和團隊成員一起來一場性格測試,就可以較輕鬆的方式了解每個同事的辦事風格。根據各人的才能和性格類型分派工作,締造不偏不倚、充滿活力的工作環境,讓他們發揮所長。舉例而言,交際型的朋友通常滿腦子好主意,但比較容易分心;這個情況下,規劃型的人做事井井有條,可幫助交際型的同事集中應付手上的工作。

下屬:在職場上應對不同的辦事風格是一門藝術,需要多加練習才能掌握技巧。大家可以從寫日記着手,以此記錄同事對你伸出援手,令你感恩的事情。這種靜思練習助你發掘團隊各人的出優點,當你著眼於好的一面,心情都會截然不同。抱持這種新思維,你就能夠以較正面的角度去詮釋不同的工作風格。
互信多一點
當你在辦公室發覺「顯微管理學」的踪影……

上司:如果你覺得每一個細節都要經你審批,你可能管得太多了。「相信你的團隊」是顯而易見的解決方法,不過知易行難,你可依照以下方法逐步建立信任︰首先,放眼大局,你便不會迷失於細微末節;定下明確目標,委派風險低的工作;在期限前讓下屬自行跟進,如果他們表現達標,下一次你便可嘗試分派風險高一點的項目。

下屬:一舉一動都被人審視,難免令你心煩意亂。何不先加把勁爭取上司的信任?但採取任何行動前,先檢視自己,修正任何或會令上司對你投下不信任票的問題。定期更新工作進度,評估上司對你工作表現的要求,並預先達到該目標。日子有功,上司很快便發覺你能獨立工作,沒必要事事提點你。
溝通過度?
當你被大量資訊轟炸時……

上司:在錯誤時間出現的電郵、電話和會議都會削弱生產力。不妨考慮在辦公室設立「禁絕干擾區」,或直接讓團隊在需要專心工作時,掛起「請勿打擾」的告示。

下屬:良好溝通不代表要大量溝通,所以時刻提醒自己只與有關人士分享適當的資訊。避免以超過一個渠道討論同一項工作,以便將所有資訊集中於一個地方。若仍然覺得信息量難以負荷,不妨來一次「資訊排毒」,暫時離線,停止接收資訊並調整自己的狀態 — 有時候,休息是最有效的解決方法。
論功行賞
當大家覺得未獲賞識……

上司:
當你的團隊愈來愈大、工作倍增,想必難以一一記住每個人的功勞。你可以在同事間建立一個表揚系統,請大家記下他人的功績,讓你在每個星期結束時檢閱,甚至大聲讀出來。你亦應表揚讚賞他人的同事,藉此在公司推廣這種文化。

下屬:即使工作不是由上司直接分派,你都應該確保上司了解事態發展,從而留意到你的貢獻。不妨注意其他人的努力,並衷心稱讚他們,令對方感覺良好,讓大家也養成互相表揚的習慣!


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