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職場有道

辦公室生存之道:假期前的完美Handover

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眨眼間年終的長假期快要來到,但在出發外遊前,別忘記要把手頭上的工作交托予同事。交接工作知易行難,畢竟沒人喜歡額外的工作量。如何可以確保自己放假時工作依然順利地進行?不妨參考以下建議,解決假期前交接工作帶來的常見煩惱,確保皆大歡喜!

❌壓軸出現的放假通知讓同事措手不及

你快要迎接兩星期的大假,但千萬不要下班前五分鐘才將工作一下子推給同事!這樣做不但惹人討厭,而且當你急著交代工作時,有可能會忘記一些重要細節。利用共享日曆,盡早讓同事得知你的旅行計劃;並在電郵署名加上備註,預先知會客戶及合作夥伴。對方便有充足時間討論任何潛在難題或推遲工作死線的需要。放假前至少一星期前開始準備交接,不但讓自己有充裕時間作出安排,幫忙跟進的同事亦可及早計畫。
❌零散無章的資料令接手的同事一頭霧水

如果你以無數電郵和電話零碎地向同事交代資料,他們可能稍不留神就會忘了細節。更妥當的做法是將所有重要資料記在一份交接文件內。不妨設計一個範本,供辦公室全體員工使用,只需填寫工作相關的必要資料,如背景資料、行動事項、最後限期、客戶聯絡資料及有用連結,並提供詳細步驟及指引。此外,若工作牽涉複雜的程序,可加入螢幕截圖,甚至拍攝教學短片,製作簡單而全面的指南!
❌額外的工作讓同事應接不暇

大家都有機會要幫忙接替休假的同事,將心比己,你應感激同事在應付日常職務外,幫忙處理你的工作。作為負責任的工作夥伴,你可盡力在出發前辦妥手頭上的工作,而不是將之留待同事去完成。假如工作進度未如理想,你仍需他們協助的話,便應列出清單並清晰標示待辦事項的優先次序。同事未必有時間完成所有工作,故你要有心理準備,假期完結後需重新接手一些非緊急項目。

❌遇上突發情況讓同事一籌莫展

最理想的情況當然是你放假期間,同事對你的工作瞭如指掌,你可以在不被打擾的情況下享受美好假期。但現實是無論你計劃得多完善,事情仍然有機會偏離正軌。故此,留下緊急聯絡方法是不可或缺的一步,另亦應預先以電郵連繫客戶和同事,讓雙方知道遇上突發情況時的人事安排。你也應將辦公桌和檔案整理得井然有序,標記所有文件,製作檔案表並貼在枱頭,讓同事能輕鬆找到資料。
❌假期完結的你容光煥發,卻未有對同事聊表心意

沒人喜歡幫助不知感恩的人,謹記向替你接手工作的同事道謝!假期後先與同事開會,了解項目的最新進度。或許工作不是以你的方式完成,但當下並非批評的時間。相反,應感激同事花時間代替你處理工作,讓你可稍事休息。親自向他們說聲「謝謝」,記得買點手信以表謝意!

假期前要完成的工作令你壓力沉重?學習時間管理之道,提高工作效率吧!
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