眨眼間年終的長假期快要來到，但在出發外遊前，別忘記要把手頭上的工作交托予同事。交接工作知易行難，畢竟沒人喜歡額外的工作量。如何可以確保自己放假時工作依然順利地進行？不妨參考以下建議，解決假期前交接工作帶來的常見煩惱，確保皆大歡喜！
❌壓軸出現的放假通知讓同事措手不及
你快要迎接兩星期的大假，但千萬不要下班前五分鐘才將工作一下子推給同事！這樣做不但惹人討厭，而且當你急著交代工作時，有可能會忘記一些重要細節。利用共享日曆，盡早讓同事得知你的旅行計劃；並在電郵署名加上備註，預先知會客戶及合作夥伴。對方便有充足時間討論任何潛在難題或推遲工作死線的需要。放假前至少一星期前開始準備交接，不但讓自己有充裕時間作出安排，幫忙跟進的同事亦可及早計畫。
❌零散無章的資料令接手的同事一頭霧水
如果你以無數電郵和電話零碎地向同事交代資料，他們可能稍不留神就會忘了細節。更妥當的做法是將所有重要資料記在一份交接文件內。不妨設計一個範本，供辦公室全體員工使用，只需填寫工作相關的必要資料，如背景資料、行動事項、最後限期、客戶聯絡資料及有用連結，並提供詳細步驟及指引。此外，若工作牽涉複雜的程序，可加入螢幕截圖，甚至拍攝教學短片，製作簡單而全面的指南！
❌額外的工作讓同事應接不暇
大家都有機會要幫忙接替休假的同事，將心比己，你應感激同事在應付日常職務外，幫忙處理你的工作。作為負責任的工作夥伴，你可盡力在出發前辦妥手頭上的工作，而不是將之留待同事去完成。假如工作進度未如理想，你仍需他們協助的話，便應列出清單並清晰標示待辦事項的優先次序。同事未必有時間完成所有工作，故你要有心理準備，假期完結後需重新接手一些非緊急項目。
❌遇上突發情況讓同事一籌莫展
最理想的情況當然是你放假期間，同事對你的工作瞭如指掌，你可以在不被打擾的情況下享受美好假期。但現實是無論你計劃得多完善，事情仍然有機會偏離正軌。故此，留下緊急聯絡方法是不可或缺的一步，另亦應預先以電郵連繫客戶和同事，讓雙方知道遇上突發情況時的人事安排。你也應將辦公桌和檔案整理得井然有序，標記所有文件，製作檔案表並貼在枱頭，讓同事能輕鬆找到資料。
❌假期完結的你容光煥發，卻未有對同事聊表心意
沒人喜歡幫助不知感恩的人，謹記向替你接手工作的同事道謝！假期後先與同事開會，了解項目的最新進度。或許工作不是以你的方式完成，但當下並非批評的時間。相反，應感激同事花時間代替你處理工作，讓你可稍事休息。親自向他們說聲「謝謝」，記得買點手信以表謝意！
假期前要完成的工作令你壓力沉重？學習時間管理之道，提高工作效率吧！
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